Surat Niaga

·        Definisi Surat Niaga

Secara bahasa, surat niaga terdiri dari dua kata; surat dan niaga.

Berikut merupakan definisi surat :

1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan bahwa pengertian surat adalah kertas yang bertulis, secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, atau sesuatu yang ditulis atau tertulis.

2. Menurut Drs. Engel Bertus Martono

Beliau menyatakan bahwa surat hanyalah secarik kertas bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti (sarana) komunikasi individu atau kelompok.

3. Menurut Drs. H. Suhanda Panji

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor.

4. Menurut Diana Nababab

Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.

Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa surat adalah suatu alat yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi tanpa harus berhadapan secara langsung.

Sedangkan niaga menurut KBBI adalah kegiatan jual beli dan sebagainya untuk memperoleh untung atau bisa diartikan dengan makna dagang.

Jadi, Surat Niaga memiliki arti suatu alat tertulis yang digunakan untuk berkomunikasi oleh satu pihak dengan pihak lain untuk menginformasikan tentang sesuatu yang berhubungan dengan masalah perdagangan. Surat niaga ini sangat berfungsi dalam aktivitas perdagangan, karena kebereadaan surat-surat tersebut sangat mendukung kelancaran berniaga baik untuk pembuat maupun penerima surat tersebut. Pada umumnya, surat ini dibuat atau ditulis dari dan untuk sebuah badan instansi atau perusahaan yang bergerak dalam bidang perniagaan atau perdagangan maupun bisnis demi menunjang kelancaran dalam bertransaksi. Surat niaga/dagang termasuk surat resmi.

·        Jenis Surat Niaga

1.        Surat Perkenalan

Adalah surat yang digunakan penjual untuk memperkenalkan dirinya dan memperkenalkan produknya kepada calon pembeli. Contoh

2.        Surat Permintaan Penawaran

Adalah surat yang digunakan calon pembeli untuk meminta penjual agar mengirimkan surat penawaran kepadanya. Biasanya calon pembeli meminta data merk produk, kualitas, harga dan lain-lain. Contoh

3.        Surat Penawaran

Adalah surat yang digunakan penjual untuk menyampaikan inormasi tentang segala produk yang calon pembeli inginkan seperti merek produk, harga, kualitas, cara pembayaran, pengiriman barang dan lain-lain. Contoh

4.        Surat Pesanan

Adalah surat yang digunakan calon pembeli untuk menyebutkan nama produk yang dipesan serta cara pembayaran yang diinginkan. Contoh

5.        Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Adalah surat yang digunakan penjual untuk memberitahukan bahwa pesanan telah dikirim. Contoh

6.        Surat Pengantar Pengiriman Barang

Adalah surat yang disertakan penjual kedalam barang pesanan dan berisi perincian barang yang telah dikirim. Contoh

7.        Surat Pengaduan

 Adalah surat yang dikirim pembeli ketika barang yang telah dipesan tidak sesuai dengan permintaan. Seperti kurangnya jumlah barang, rusaknya barang atau keterlambatan pengiriman barang. Contoh

8.        Surat Jawaban Pengaduan

Adalah surat yang dikirim penjual untuk menjawab aduan yang telah dikeluhkan dan disampaikan. Dalam surat ini berisi alasan atau bantahan tentang aduan yang dikeluhkan. Contoh

9.        Surat Tagihan Faktur

Adalah surat yang dikirim penjual kepada pembeli untuk meminta kekurangan pembayaran yang telah jatuh tempo. Contoh

10.    Surat Tanggapan Tagihan Faktur

Adalah surat yang dikirim pembeli untuk menjelaskan alasan kekurangan pembayaran belum bisa dibayarkan atau bantahan bahwa kekurangan telah dilunasi. Contoh

11.    Surat Pesanan Secara Kredit

Adalah surat yang ditulis calon pembeli untuk memesan barang yang pembayarannya akan dilakukan secara kredit. Selain cara pembayaran, dalam surat ini calon pembeli juga menyebutkan instansi lain yang pernah bertansaksi secara kredit dengannya. Contoh

12.    Surat Permintaan Referensi

Adalah surat yang ditulis penjual kepada instansi yang sudah pernah bertransaksi dengan calon pembeli secara kredit atau instansi yang telah disebutkan dalam surat pesanan secara kredit untuk meminta keterangan tentang lancer atau tidaknya pembayaran yang pernah dilakukan calon pembeli kepada instansi tersebut ketika dulu. Contoh

13.    Surat Jawaban Permintaan Referensi

Adalah surat yang dikirim instansi untuk menjawab semua pertanyaan dan hal-hal yang dibutuhkan penjual tentang referensi cara pembayaran calon pembeli. Contoh